Архивные документы, включая личные, подлежат хранению и учету в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле. Согласно Архивной службе, выполнение обязательств по сохранности таких документов возлагается на соответствующие архивы и организации.
Согласно статье 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», архивные документы должны использоваться исключительно в рамках установленного порядка. Это включает соблюдение требований по их сохранности, учету и режиму доступа. Важно отметить, что вынос архивных документов за пределы их хранения, а также их передача третьим лицам запрещены, если иное не предусмотрено законодательством или нормативными документами.
Право граждан на доступ к архивным документам регулируется статьями 24–26 Федерального закона № 125-ФЗ. Ознакомление с документами осуществляется с учетом их правового статуса, физического состояния, режима хранения и существующих ограничений доступа. Например, особый порядок касается документов, содержащих сведения о личной и семейной тайне граждан. В соответствии со статьей 25 того же закона, доступ к таким документам может быть ограничен на срок до 75 лет с момента их создания, если иное не предусмотрено другими нормами.
Таким образом, наличие архивного документа в фонде не гарантирует его свободного предоставления любому желающему. Решение о доступе принимается с учетом требований законодательства и установленного режима доступа к конкретному документу. Обращения граждан и организаций о предоставлении архивных документов рассматриваются в установленном порядке. Если отсутствуют законные основания для доступа или есть установленные ограничения, доступ к документу не предоставляется.
Обращения на получение архивных документов не могут быть направлены в обход установленного порядка. Это также касается требований о передаче подлинников документов или предоставлении доступа к документам, для которых предусмотрены ограничения. Соблюдение правил хранения и использования архивных документов обязательно. За нарушение законодательства об архивном деле и установленного режима обращения с такими документами предусмотрена ответственность.
Таким образом, ознакомление с архивными документами, получение их копий, архивных справок, выписок и других сведений возможно исключительно в соответствии с установленным порядком, при наличии соответствующих правовых оснований и соблюдении действующих ограничений доступа. Это важное условие, обеспечивающее защиту личной информации граждан и безопасность архивных данных.